業務を効率化するITツール活用事例・IT導入補助金活用事例

自動連携ツールZapier

Zapierを使ってメールの添付ファイルを自動保存する方法

2023年に行った勉強会の動画ですが、全体概要はつかめると思います
​一部内容が変わっている点もありますので、詳細は、ウェビナーまたは、お問合せください

Zapierってなに?

Zapierは、ウェブアプリケーションを統合して業務を自動化するためのサービスです。以下がZapierの主な特徴です:
・5,000以上のウェブアプリケーション、クラウドサービス、SNSなどを連携させることができます。
・プログラミング知識がなくても、直感的なUIを使って自動化ワークフロー(Zap)を作成できます。
・日常的な繰り返し作業を自動化し、複数のアプリにまたがるタスクを管理できます。
・トリガーとアクションを設定し、条件や分岐を追加することで複雑なワークフローも構築可能です。
・無料プランがあり、簡単なワークフローであれば費用をかけずに自動化できます。

Zapierを使用することで、以下のようなメリットがあります:
・業務効率の向上と生産性の大幅な向上
・人的ミスの削減
・時間の節約
​・複数のツールを組み合わせた柔軟なワークフローの作成

Zapierの使用例

Zapierを使用することで、以下のような具体的なタスクを自動化できます:

メール関連の自動化:
-Gmailで特定の件名や送信者のメールを受信したら、自動的にSlackに通知を送る
-メールの添付ファイルを自動的にGoogleドライブやDropboxに保存する

フォーム入力の処理:
-Googleフォームに回答があったら、その内容を自動的にスプレッドシートに記録する
-フォーム入力があったら、自動的に担当者にメールで通知を送る

SNSの投稿管理:
-ブログに新しい記事を投稿したら、自動的にTwitterやFacebookにシェアする
-InstagramやPinterestに投稿した画像を自動的にDropboxに保存する

タスク管理の効率化:
-Trelloにカードが追加されたら、自動的にSlackにタスクの通知を送る
-Googleカレンダーに新しい予定が追加されたら、Todoistにタスクを作成する

顧客管理の自動化:
-新規顧客がCRMシステムに追加されたら、自動的にウェルカムメールを送信する
-支払いが完了したら、自動的に請求書をPDFで生成してDropboxに保存する

データ同期と更新:
-複数のアプリケーション間でデータを自動的に同期させる(例:Salesforceの顧客データをGoogleスプレッドシートに反映)
-ウェブサイトの更新情報を自動的にSlackチャンネルに通知する

これらの自動化により、反復的な作業にかかる時間を大幅に削減し、人的ミスを防ぎ、業務効率を向上させることができ、自社の業務フローに合わせてカスタマイズされた自動化ワークフローを作成することができます。

Zapierの使用例

Zapierを使用することで、以下のような具体的なタスクを自動化できます:

メール関連の自動化:
-Gmailで特定の件名や送信者のメールを受信したら、自動的にSlackに通知を送る
-メールの添付ファイルを自動的にGoogleドライブやDropboxに保存する

フォーム入力の処理:
-Googleフォームに回答があったら、その内容を自動的にスプレッドシートに記録する
-フォーム入力があったら、自動的に担当者にメールで通知を送る

SNSの投稿管理:
-ブログに新しい記事を投稿したら、自動的にTwitterやFacebookにシェアする
-InstagramやPinterestに投稿した画像を自動的にDropboxに保存する

タスク管理の効率化:
-Trelloにカードが追加されたら、自動的にSlackにタスクの通知を送る
-Googleカレンダーに新しい予定が追加されたら、Todoistにタスクを作成する

顧客管理の自動化:
-新規顧客がCRMシステムに追加されたら、自動的にウェルカムメールを送信する
-支払いが完了したら、自動的に請求書をPDFで生成してDropboxに保存する

データ同期と更新:
-複数のアプリケーション間でデータを自動的に同期させる(例:Salesforceの顧客データをGoogleスプレッドシートに反映)
-ウェブサイトの更新情報を自動的にSlackチャンネルに通知する

これらの自動化により、反復的な作業にかかる時間を大幅に削減し、人的ミスを防ぎ、業務効率を向上させることができ、自社の業務フローに合わせてカスタマイズされた自動化ワークフローを作成することができます。

これ以外にも
IT導入補助金で実現できた成果事例
​がたくさんあります

  • 購入してくれる見込客を集められるようになった
  • 買ってくれるお客さんの行動がわかるようになったので成約率が上がった
  • CPAが半分以下になった・成約率が2倍になった
  • ウェビナーや個別相談への参加率が上がった・キャンセル無断欠席者も減った
  • 顧客開拓がスムーズになり、CPAが半分に下がった
  • 顧客開拓の自動化・半自動化を実現し、本業に専念できるようになった
  • 問い合わせを自動化・最適な見込客だけ集客できるようになり、無駄な問い合わせ対応がなくなった
  • チャットボットで商品が売れるようになった
  • ホットペッパービューティーに頼らなくて済むようになった
  • 見積書・請求書の作成時間が半分以下になった
  • アンケートだけで面談予約を取れるようになった
  • 採用応募のエントリーが2倍に増えた
  • 自社にぴったりの人材を採用できるようになった
  • 早期退職が減少した。採用コストが10分の1に減った

成果を出したツール

  • 顧客管理システム
  • 業務管理システム
  • 締切管理システム
  • 研修システム
  • AIシステム
  • 求人システム
  • AI-ChatBotシステム
  • ChatGPT4O
    など...

※一部提供停止中のツールも含まれます

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私たちについて

Well Consultant合同会社(経営革新等認定支援機関・IT導入支援事業者・日本アナリスト協会認定コンサルタント)
​あくつ行政書士事務所(行政書士)

​代表:阿久津 和宏

僕たちは、社長や社員の皆さんが、お金・集客・人材・雑務の不安やイライラをなくして「本業」に専念し、より会社を成長するお手伝いをして、中小企業を強くして日本全体を元気にしたい、そんな想いで2013年に創業し、現在に至ります。

開業当初は、少しスケジュールがズレるだけで、キャッシュフローに大きな影響を与え、瀕死の状態になったり、お客様との商談スピードが低下することで、翌月の売上見込みがゼロ、何てこともザラにありました。なんとか朝から晩まで仕事をして、日々をこなす毎日を過ごしてきました。

そんな中、あるものと出会い、状況が一変。それは何かというと、ITツールです。強力なITツールとの出会いのおかげで、「集客」「パートナー確保」「人材確保・育成」「決済や請求の自動化による雑務時間の縮小」など実現することができたのです。ただ、ITツールといっても今、多くのものが存在しますが、僕たちは特に、特に、日本の5年・10年先をゆくと言われている「アメリカ」のマーケット情報を得ることにより、最先端のツール情報や使い方を事業に取り入れ最先端のツール事情・AI事情と精通することによって、小さな会社でも大企業並みのシステム構築を実現してきました。

もしあなたが、今、「集客」「パートナー確保」「人材確保・育成」「業務効率」に悩んでいるなら、僕たちがお手伝いできるかもしれません。僕たちは、ITの力で、あなたの会社の「集客」「パートナー確保」「人材確保・育成」「業務効率」に貢献し、本業に専念いただくことで、より大きな成長を遂げてもらえることが喜びです。必要そうかな、ともし感じたなら、一度面談の機会をいただければ幸いです。ただし、当社は、訪問・電話などでしつこい営業をかけることはありませんので、どうぞご安心いただければと存じます。

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